| 一、 | 整理一份名單 |
 在預備合併列印之前，要準備一份要寄發的名單。微軟的合併功能十分強大，它可以使用Outlook的通訊錄作為合併列印的名單。不過一般人的Outlook都沒有合宜的記錄，因此用起來反而事倍功半。何況一般人也很少使用Outlook的通訊錄。 所以我們可以從Access將裡面的資料輸出成純文字格式，或者乾脆自己打一份名單，這會比較簡單些。 （如果您還沒使用任何軟體整理親友資料，那就建議使用Outlook囉。） |
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| 二、 | 打好要寄發的信件 |
 預備好合併列印的名單後，接著是打一份信件。 |
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| 三、 | 叫出工具列的合併列印 |
 接著我們要從工具列中叫出和合併印。請移動滑鼠到工具列右邊空白處，點一下滑鼠右鍵，就會出現這個長長的選單，請以滑鼠左鍵點選「合併列印」 |
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| 四、 | 執行合併列印功能 |
 接著請您到工具列上面點選「工具T」，就會出現一個下拉式選單。看見這個下拉式選單後，請以滑鼠左鍵點選「合併列印R」。然後進入下一個畫面。 |
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| 五、 | 建立合併列印主文件 |
 這個步驟比較複雜，這個設定框一共分成三個設定。一、設定要合併列印的文件。這個文件稱為「主文件」。 二、設定要寄發的對象，這部分稱為「資料來源」。 三、這部分就是要執行合併資料與文件的列印。 我們先點一下「建立C」，進入下一個畫面。 |
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| 六、 | 選擇套印信件 |
 點過「建立C」，出現一個下拉式選單，您可以選「套印信件L」。 |
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| 七、 | 更改文件類型 |
 這時候您可以選擇「更改文件類型C」或是產生「新主文件N」。我們在這裡用「更改文件類型C」。 |
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| 八、 | 取得欲合併的資料（名單） |
 現在我們要進一步取得合併的名單，也就是「取得資料G」。當您以滑鼠左鍵點一下「取得資料G」，就會出現一個下拉式選單。 這時候因為您已經建立好名單，所以請您選「開啟資料來源O」。 |
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| 九、 | 選取要合併的名單檔案 |
 選好「開啟資料來源O」後，就會出現一個很熟悉的檔案開啟畫面。請找到您已經準備好的檔案，並開啟這個檔案。 |
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| 十、 | 確定資料欄分隔模式 |
 這時候，會出現一個「資料欄位分隔」設定框。您只要按「確定」就好。 |
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| 十一 | 插入合併欄位 |
 接著，電腦會要求您「插入合併欄位」，這時候您就在文件中「親愛的」和「，」之間點一下。 |
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| 十二 | 顯示合併列印結果 |
 執行過上面的動作之後，您會發現在文件的收信者部分出現收信者名稱。這是第一封合併列印的範本。 |
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| 十三 | 執行合併列印 |
 這時候，我們差不多可以執行合併列印了。請再一次點取工具列上面的「工具T」，出現下拉式選單後，請以滑鼠左鍵點選「合併列印R」。 這次您要執行第三個的「執行合併M」。 |
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| 十四 | 執行合併到印表機 |
 點過上面的「執行合併M」，就會出現這個設定框，您點選「印表機」後，再點「執行合併M」，就算大功告成了。對了，印表機有沒有打開來？ |
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