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基礎電腦教室
二十課 學習Word的合併列印功能

還記得曾經收過一些印刷文件,整篇信件都列印得很不錯,唯一美中不足的就是收信人的名稱是用手寫的。這樣的方式不止浪費時間,而且看起來也不太好看。其實,如果要寄發大批的信件,只要使用Word的合併列印功能,就可以輕易的完成這項功能。

 

一、 整理一份名單
mprint01.jpg (15173 bytes)在預備合併列印之前,要準備一份要寄發的名單。

微軟的合併功能十分強大,它可以使用Outlook的通訊錄作為合併列印的名單。不過一般人的Outlook都沒有合宜的記錄,因此用起來反而事倍功半。何況一般人也很少使用Outlook的通訊錄。

所以我們可以從Access將裡面的資料輸出成純文字格式,或者乾脆自己打一份名單,這會比較簡單些。

(如果您還沒使用任何軟體整理親友資料,那就建議使用Outlook囉。)

二、 打好要寄發的信件
mprint02.jpg (15173 bytes)預備好合併列印的名單後,接著是打一份信件。
三、 叫出工具列的合併列印
mprint03.jpg (15173 bytes)接著我們要從工具列中叫出和合併印。

請移動滑鼠到工具列右邊空白處,點一下滑鼠右鍵,就會出現這個長長的選單,請以滑鼠左鍵點選「合併列印」

四、 執行合併列印功能
mprint04.jpg (15173 bytes)接著請您到工具列上面點選「工具T」,就會出現一個下拉式選單。

看見這個下拉式選單後,請以滑鼠左鍵點選「合併列印R」。然後進入下一個畫面。

五、 建立合併列印主文件
mprint05.jpg (15173 bytes)這個步驟比較複雜,這個設定框一共分成三個設定。

一、設定要合併列印的文件。這個文件稱為「主文件」。

二、設定要寄發的對象,這部分稱為「資料來源」。

三、這部分就是要執行合併資料與文件的列印。

我們先點一下「建立C」,進入下一個畫面。

六、 選擇套印信件
mprint06.jpg (15173 bytes)點過「建立C」,出現一個下拉式選單,您可以選「套印信件L」。
七、 更改文件類型
mprint07.jpg (15173 bytes)這時候您可以選擇「更改文件類型C」或是產生「新主文件N」。我們在這裡用「更改文件類型C」。
八、 取得欲合併的資料(名單)
mprint08.jpg (15173 bytes)現在我們要進一步取得合併的名單,也就是「取得資料G」。

當您以滑鼠左鍵點一下「取得資料G」,就會出現一個下拉式選單。

這時候因為您已經建立好名單,所以請您選「開啟資料來源O」。

九、 選取要合併的名單檔案
mprint09.jpg (15173 bytes)選好「開啟資料來源O」後,就會出現一個很熟悉的檔案開啟畫面。

請找到您已經準備好的檔案,並開啟這個檔案。

十、 確定資料欄分隔模式
mprint10.jpg (15173 bytes)這時候,會出現一個「資料欄位分隔」設定框。

您只要按「確定」就好。

十一 插入合併欄位
mprint11.jpg (15173 bytes)接著,電腦會要求您「插入合併欄位」,這時候您就在文件中「親愛的」和「,」之間點一下。
十二 顯示合併列印結果
mprint12.jpg (15173 bytes)執行過上面的動作之後,您會發現在文件的收信者部分出現收信者名稱。這是第一封合併列印的範本。
十三 執行合併列印
mprint13.jpg (15173 bytes)這時候,我們差不多可以執行合併列印了。

請再一次點取工具列上面的「工具T」,出現下拉式選單後,請以滑鼠左鍵點選「合併列印R」。

這次您要執行第三個的「執行合併M」。

十四 執行合併到印表機
mprint14.jpg (15173 bytes)點過上面的「執行合併M」,就會出現這個設定框,您點選「印表機」後,再點「執行合併M」,就算大功告成了。對了,印表機有沒有打開來?

 

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