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基礎電腦教室
建立Microsoft Access報表及輸出資料

當您使用Access建立好一個資料表後,您就可以享受這份資料表的強大功用了。您可以使用這個資料表做很多事情,例如輸出成Excel或是Html的格式,您也可以用建建立好的資料庫列印地址標籤或名冊。來吧,辛苦建立資料表,就該學學如何使用資料表。

一、 執行Access產生報表功能
access301.jpg (14043 bytes)跟產生表單一樣,請點選工具列右邊的圖示,選取產生報表。
二、 產生單欄式報表
access302.jpg (14043 bytes)首先我們來試試看「自動產生報表:單欄式」的功能。

點選後會產生甚麼效果?

三、 單欄式報表
access303.jpg (14043 bytes)這就是單欄式報表,您也可以試試看其他格式的報表。
四、 執行標籤精靈

access304.jpg (14043 bytes)資料表最常用的就是產生地址標籤,這也很簡單。

還是一樣新增報表後,執行「標籤精靈」。

五、 選擇標籤大小
access305.jpg (14043 bytes)市售的自黏地址標籤有很多種,請選擇合適標籤後,在這裡點選符合的標籤大小。
六、 設定文字格式
access306.jpg (14043 bytes)在資料表精靈裡,您可以設定您要列印的文字格式,包括字體、大小及顏色。
七、 選擇標籤內容
access307.jpg (14043 bytes)在這個畫面裡,您需要選擇標籤的內容。

通常最上面是郵遞區號,下來姓名、地址、城市等等。

八、 選擇標籤排序欄位
access308.jpg (14043 bytes)接著要選擇在列印標籤時用那個欄位先後列印次序。

您可以用郵遞區號排序,也可以用姓名筆劃排序。

九、 定義報表名稱
access309.jpg (14043 bytes)記得,Access除了要儲存一份資料表之外,製作表單時又會存一份表單檔案,而在製作報表的時候,也會再存一份報表檔案。這些檔案最好存在同一個資料夾。存好後不可以任意更名。
十、 看看列印成果
access310.jpg (14043 bytes)不錯吧?從此以後,不用再剪貼一堆名單囉!
十一 匯出檔案
access311.jpg (14043 bytes)除了列印標籤、保表外,還可以將Access的檔案匯出給別的軟體使用,例如匯出成為Excel試算表的檔案,就很好用。

請點選工具列的「檔案」中的「匯出」。

十二 選擇匯出檔案類型
access312.jpg (14043 bytes)點開會出檔案類型,您會發現可以會出的格式還真不少,我們先試試看,匯出為Excel是試算表的格式。
十三 看看匯出效果
access313.jpg (14043 bytes)打開Excel,看看匯出果效,不錯吧?!

可是,我們為什麼要匯出為試算表的格式呢?需要好好考慮,若要整理名冊,還是在Access比較好。

 

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