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基礎電腦教室
建立Microsoft Access資料表

在Microsoft出產的四大辦公室軟體中,大概很少人會使用Access,因為這個軟體看起來好像不太容易,事實上卻非如此,Access是辦公室軟體中十分重要的軟體,舉凡公司的人事管理或是教會會友資料都可以使用這個資料庫軟體來處理。一旦使用這個軟體管理資料,您就可以使用這個軟體列印報表、標籤或是信封。

只要跟著這裡的教學步驟,您一定可以學會這套看來艱深,實際並不難的辦公室軟體。

一、 執行Access程式
access101.jpg (14043 bytes)左邊這個圖案熟吧?當然熟囉,怎麼進來的?

沒錯,從螢幕左下角的「開始」進去,點選「程式集」就對了。

看到了沒?

二、 使用Access資料庫精靈建立資料庫
access102.jpg (14043 bytes)在Office 2000的版本裡,進入Access就會出現這個畫面。如果您已經用過Access,也製作過資料庫,那就選擇「開啟現存的檔案」。

如果從未使用過,那就請您選擇「Access資料庫精靈、資料庫和專案」。

三、 建立一般資料庫
access103.jpg (14043 bytes)我們才剛剛開始學習建立資料庫,所以不急著建立較複雜的資料庫,我們先選擇建立一般的資料庫。
四、 儲存第一個資料庫檔案

access104.jpg (14043 bytes)當您選擇建立資料之後,會出現左邊的畫面,告訴您要先儲存資料庫檔案,您就跟著做,選好資料夾,儲存檔案。

五、 建立第一個資料表
access105.jpg (14043 bytes)Access資料庫檔案有好幾種,最基本的就是「資料表」,請記得,資料表就是資料庫的基本檔案,有了這個檔案能執行別的功能,如表單、報表等等。

執行過上一個步驟,會出現左邊設定框,請選擇「使用精靈建立資料表」,然後點選「開啟」。

六、 選擇資料表範例以及欄位
access106.jpg (14043 bytes)在資料表精靈裡,您可以選擇建立「個人」或是「商業」的資料表,您也可以選擇資料表範例。

然後您要選擇資料表欄位,您可以從範例欄位中選擇您的資料表需要的欄位。

七、 資料表命名
access107.jpg (14043 bytes)在這個畫面裡,您需要給資料表命名,並選擇設定主索引。

記得,要點一下「完成」。

八、 資料的輸入
access108.jpg (14043 bytes)完成以上簡單的步驟,您就可以開始輸入您的資料了。
九、 修改資料表
access109.jpg (14043 bytes)由於資料表的欄位大小都是使用預設格式,並不一定適合您的需要,所以需要修改欄位。

請點選工具列「檔案」下的圖示,再選「設計檢視」。

十、 調整欄位資料類型
access110.jpg (14043 bytes)請移動滑鼠點一下「姓氏」,您會看到下面出現類型顯示。

欄位大小50代表50字元,等於50個英文字母,25個中文字母,因此,您要把這個欄位大小改成2或4,既然是姓氏,應該只有一個字或兩個字而已。

十一 修改住家電話輸入遮罩
access111.jpg (14043 bytes)由於預設的電話欄位輸入遮罩是九位數,所以必須修改成十位數。

 

name-h.jpg (1401 bytes)

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