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基礎電腦教室
第十四課 學習Microsoft Excel列印複製功能

Microsoft Excel是一個很好的計算程式,但是它的列印功能較為複雜,今天我們就來學習如何列印Microsoft Excel的報表,並且學習將資料、圖形貼到Microsoft Word。

一、 打個郊遊收支報表
excel028.jpg (39634 bytes)首先我們還是練習打一張收支報表。

對了,還記得如何執行Microsoft Excel的程式嗎?

您可以由開始的程式集進去,您也可以直接用滑鼠左鍵點兩下桌面捷徑圖示。當然,您的電腦桌面應該先有Microsoft Excel的捷徑圖示。

二、 使用Microsoft Excel加總功能
excel029.jpg (43674 bytes)還記得Microsoft Excel的自動加總功能吧?

試試看,沒錯,先用滑鼠把收入部分的金額反白起來,然後移動滑鼠到工具列的自動加總記號(Σ),點一下滑鼠左鍵,就可以得到收入合計數目。

三、 學習Microsoft Excel的試算功能
excel030.jpg (36886 bytes)還記得上個禮拜我們談到Microsoft Excel的計算功能時,我們學過這個計算功能可以計算加減乘除,甚至更複雜的功能。

今天我們來試試另外一個計算方法。就是把收入的金額減去支出的金額,看看結果多少。

請先在(A19)的位置打好收支結餘。然後,移動滑鼠到旁邊一格(B19),然後打上【=(B10-B17)】,打完後按Enter,就可以得到收支結餘的數目。

四、 反白列印範圍

excel032.jpg (29326 bytes)當您要列印一定範圍的保表時,您首先需要將列印範圍反白。記得如何反白嗎?

先將您的滑鼠移到A1,然後壓住滑鼠左鍵,拖到D21,將想要列印的範圍反白。

您可以多試幾次反白的功能。

五、 設定列印範圍
excel033.jpg (46573 bytes)當您將列印範圍反白之後,請移動滑鼠到左上角的〈檔案(F)〉,然後移到列印範圍,就會出現〈設定列印範圍(S)〉,請以滑鼠左鍵點一下〈設定列印範圍(S)〉,就會出現一個方框,表示您已經選定好列印範圍。
六、 執行列印功能
excel034.jpg (17724 bytes)當您設定好列印範圍,您就可以移動滑鼠到左上角的〈檔案(F)〉,然後以滑鼠左鍵點一下〈列印(P)〉,就可以執行列印了。
七、 預覽列印效果
excel035.jpg (27901 bytes)執行列印功能之後,會出現一個列印對話框。

請以滑鼠左鍵點一下〈預覽(W)〉。

八、 設定列印格式
excel036.jpg (13167 bytes)當您以以滑鼠左鍵點一下〈預覽(W)〉,就會出現一個預覽畫面。

在這個預覽畫面,您可以進一步調整格式項目。

九、 設定列印頁面
excel037.jpg (26464 bytes)第一個列印格式是頁面格式,這包括頁面的縱向、橫向列印。

也可以調整列印比例。

十、 設定列印邊界
excel038.jpg (23531 bytes)調整過頁面之後,您可以接著調整邊界,特別是置中方式,可以使列印範圍印到紙張的水平或垂直中間。
十一 設定列印頁面邊界
excel039.jpg (17439 bytes)如果您想調整列印邊界,您也可以回到預覽畫面,直接用滑鼠拖拉功能,調整列印的邊界。

只要點一下〈邊界(M)〉就會在預覽畫面出現虛線,拖拉虛線,列印邊界會隨著調整。

十二 執行列印功能
excel040.jpg (20899 bytes)調整列印設定後,您就以滑鼠左鍵點一下〈列印(T)〉,就可以印出漂亮的圖表。

對了,您一定要記得打開印表機的開關。

十三 複製報表
excel041.jpg (38026 bytes)在視窗系統中,可以進行多工操作,也就是您可以同時執行Microsoft Word和Microsoft Excel然後互相複製、貼上資料。

現在讓我們嘗試將Microsoft Excel的報表,貼到Microsoft Word裡面。

請先將要複製的範圍反白,然後在反白的地方點一下滑屬右鍵,出現對話框,接著以滑鼠左鍵點一下滑鼠複製。

現在請打開Microsoft Word的程式,您可以從工具列執行,也可以從開始的程式集執行。

十四 執行Microsoft Word,貼上Microsoft Excel報表
excel042.jpg (28272 bytes)以滑鼠左鍵點一下Microsoft Word的畫面,然後點一下滑鼠右鍵,就會出現一個對話框,請以滑鼠左鍵點一下貼上。
十五 貼上Microsoft Excel圖表
excel043.jpg (25535 bytes)如果您想在Excel裡面做個圖表,再貼到Microsoft Word裡面,就請您先做一個圖,再以滑鼠左鍵點一下圖的外框,然後依照上面的步驟貼到Microsoft Word裡面。

請試試看。

 

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